Утро в офисе началось с традиционного кофе и приятной беседы, которая активно продолжалась в курилке. Так незаметно пролетел час. Потом вы решили просмотреть e-mail, да так увлеклись, что еле оторвались, чтобы составить отчет, срочно потребованный начальством. Над ним просидели до обеда. Но только решили приступить к серьезному проекту, как настойчиво зазвонил телефон. Беседа неожиданно затянулась. Потом "завис" компьютер. Потом были: беготня по этажу и разговоры, заседания и обсуждения... Все, шесть часов вечера, ваше время истекло. Вы страшно устали и... ничего не сделали. "Ах, если бы время не бежало так быстро!" - думаете вы. Но время не ждет. Особенно тех, кто не умеет его правильно распределять.
Сколько стоит время?
"Тысячу фунтов - одна минута!" - говорится в сказке Льюиса Кэрролла. А как мы обычно поступаем с драгоценным временем? Да попросту убиваем: транжирим на разговоры, какие-то мелкие дела, суетливые действия. И от такого неуважительного отношения к себе оно начинает мстить. И вот что странно: чем сильнее мы спешим, тем чаще опаздываем, чем напряженнее работаем, тем хуже получается... А вот если не ссориться со временем, а попытаться с ним "договориться", оно будет работать на вас и только на вас.
Проверьте, умеете ли вы повелевать временем. Ответьте на вопросы теста "Умеете ли повелевать временем".
Пожиратели времени
Если вы однажды решите расписать по минутам свой рабочий день, то с удивлением обнаружите, что львиную долю драгоценного времени пожирают:
1. Перекуры. Если минуты, потраченные на глубоко мысленное пускание дыма, помножить на количество рабочих дней в году; то получится приблизительно 32 дня!
2. Чаепития и распивания кофе в "комплекте" с задушевными разговорамиотнимают примерно столько же.
3. Навязчивые переживаниявроде: "Боже, как могло получиться, что я не справился с этой работой. Что обо мне подумает...", "Как они меня вчера критиковали! Но за что? Ведь я же..." Подобные внутренние монологи порой отнимают целый день. Кстати, они вредят не только работе, но и здоровью!
4. Затянувшиеся совещаниязахватывают от одного до четырех (а то и больше!) часов - в зависимости от того, насколько четким и ясным был план их проведения. Но самое неприятное заключается в том, что после многочасовых заседаний человек чувствует себя настолько измочаленным, что о продуктивной работе в этот день не может быть и речи.
5. Непредвиденные ситуации. Компьютер может "зависнуть", и нужная информация пропадет; партнер может застрять в лифте, и заседание не состоится подобные ЧП способны поглотить целых 20 процентов полезного времени!
6. Дела, не оконченные вчера. То, что не было сделано вчера, сегодня может перекочевать в разряд не просто срочных, а "горящих" дел. А значит, они потребуют дополнительных усилий и, опять же, времени.
Способ борьбы с "пожирателями времени" до смешного прост: распишите свой день по часам. Когда увидите своих "врагов" в лицо, тогда и решение, как от них избавиться, придет само собой. Но бросить курить, пить чай по десять раз в день и "растягивать" совещания - еще полдела. Есть ли у вас план распределения своего рабочего времени? У человека, который хочет преуспеть в жизни, не особенно при этом напрягаясь, всегда должен быть план.
Планирование времени
Знаете ли вы, что только 20% рабочего времени используется человеком эффективно? И что большая часть ваших усилий (80%) - просто сотрясание воздуха? А ведь если правильно спланировать свой день, то можно использовать его на все 100%! Итак, вечером, за полчаса до конца рабочего дня, оторвитесь от договоров, отчетов и прочих деловых бумаг. Не торопясь, подумайте над тем, что уже выполнено и что еще предстоит сделать. Составьте подробный список дел на завтра, не забыв расписать все по часам. Причем писать следует не на клочках бумаги, а в деловом дневнике. В течение дня не забывайте вычеркивать выполненное и дописывать добавившееся. Очень важно при этом соблюдать два правила: 1) составлять план каждый день и 2) делать это всегда в одно и то же время - тогда мозг примет установку и начнет вам помогать.
А, В, С лежали на столе
Чтобы не утонуть в "мелочах", распределите свои дела по срочности и важности. Для этого все бумаги, томящиеся на вашем столе, рассортируйте в три папки - А, В и С.
Папку Аположите на видное место. Хорошо, если она будет красного, привлекающего внимание цвета. "Поселите" в нее самые срочные и важные дела. За них нужно приниматься, "не отходя от кассы"! Чтобы упростить работу, разбейте задание А на подпункты - А1, А2, A3, которые выполняйте по порядку. Не забывайте о сроках!
В папку В положите важные, но не срочные дела. Поместите ее так, чтобы она находилась в поле вашего зрения, но в то же время не мозолила глаза. Пусть служит молчаливым напоминанием: "Не забывай обо мне". Периодически возвращайтесь к делам в папке В, чтобы в один прекрасный день они не превратились в "горящие" - источник нервотрепки.
Папку Сзаполните несрочными и неважными делами. "Сошлите" ее в ящик стола - с глаз долой! Время этих дел еще не пришло. А может, и вообще не придет... Спросите себя: "Что произойдет, если я не сделаю это?" И если поймете, что ничего, то ничего и не делайте!
Я сам
Одно из правил экономии времени гласит; не стесняйтесь переадресовывать работу другим! Если, допустим, вы - начальник, тогда поручать некоторые незначительные дела подчиненным не просто желательно, а даже необходимо. Ведь это особый психологический прием. Во-первых, вы разгрузите себя, во-вторых, продемонстрируете людям свое доверие, а в-третьих, дадите им возможность проявить себя. В результате все останутся довольны. При этом обязательно отметьте в своем деловом дневнике, что кому поручили и сроки выполнения.
Ну а если вы ходите в подчиненных (пока)? Правило "переадресовки" никто не отменял! Если вы действительно хотите рационально использовать свое время, а не свалить на сослуживцев какую-нибудь неинтересную работу, забудьте, пожалуйста, об этих "неудобно", "а что подумают?", "как-то неловко". Если ваш коллега в данный момент не занят ничем, кроме просмотра сайта с анекдотами, обратитесь к нему (ней) со словами: "Помоги мне, пожалуйста. А когда у тебя настанет "горячая пора" и понадобится помощь, можешь рассчитывать на меня". Не забудьте вычеркнуть из своего списка "переадресованное" дело.
Tайм-аут
Вот три типичные ошибки, которые совершают деловые люди. Пытаясь выиграть дополнительное время, они...
... используют обеденный перерыв "не по назначению". И совершенно напрасно, поскольку большинство работ, сделанных во время перерыва, потом приходится переделывать. Этому есть научное объяснение: просто с 13. 00 до 14. 00 наши физические и умственные силы находятся на нуле.
...увеличивают рабочий день. Специалисты выяснили, что от работы сверх нормы больше вреда, чем пользы. После 8-часового рабочего дня производительность труда заметно угасает. Человек от усталости допускает ошибки, нервничает, и качество работы "хромает".
...берут работу на дом. Во-первых, они лишают себя полноценного отдыха, в результате чего в один прекрасный день у них могут просто иссякнуть силы. А во-вторых, разрушают свою личную жизнь, а это - дополнительная нагрузка под названием "стресс".
Человек - не машина, и отдых ему необходим, ведь бодрость и энергичность это 50°6 успеха. Поэтому не забудьте отметить в своем плане время обеденного перерыва и минуты отдыха. Кстати, один из показателей правильного распределения времени - это наличие минут, когда пребываешь в приятной расслабленности. Если у вас такие выдаются - вы стали повелителем времени!
Комментарии: