Зря ругают «толстый аутлук». Наряду с недостатками, у него имеется ряд существенных достоинств, а именно:
- Широкая распространенность
- Большой выбор настроек внешнего вида программы
- Наличие напоминаний
- Совместимость с другими программными продуктами MS, например с MSProject
- Возможности импорта/экспорта данных (например в MSAccess, в адресную книгу и календарь мобильного телефона)
Возможности MSOutlook 2002 позволяют мне использовать эту программу в качестве:
- Диспетчера задач
- Системы учета времени и планирования рабочего дня
- Персонального информационного менеджера
- Адресной и телефонной книги
Главное достоинство - все в одном месте. Можно сохранить в один файл все данные (или выборку данных по определенным критериям) и перенести на другой компьютер.
Подход каждого человека к организации деятельности очень индивидуален. Поэтому моя цель - сделать краткий обзор того, какие возможности MSOutlook 2002 подошли мне для организации моей деятельности. Проще говоря - поделиться опытом.
- Учет времени, задач и планирование дня - основное рабочее окно программы MS Outlook 2002.
Я настроил программу так, что первое окно, которое открывается после запуска аутлука (папка называется «Календарь»), выглядит так:
Это мое основное рабочее окно. Оно позволяет видеть задачи на сегодня, отсортированные по признакам важности и срочности (правая часть рисунка). В левой части рисунка расположена вертикальная шкала времени, которая позволяет вести хронометраж с выделением цветом. Кроме того, вертикальная шкала позволяет утром, или вечером предыдущего дня «раскидать» задачи по предстоящему рабочему дню простым перетаскиванием мышкой, т.е. осуществлять оперативное планирование.
После выполнения задачи я ставлю на ней галку и она из списка задач пропадает, чтоб глаза не мозолила. Многим (и мне в том числе) эффект визуального зачеркивания выполненной задачи, особенно достаточно сложной, доставляет некоторое удовольствие.
Для целей анализа данных хронометража можно использовать ту же папку «Календарь», но в другой настройке (меню Вид - Текущее представление - События). Например, данные хронометража моего рабочего времени за неделю выглядят так:
- Использование Outlook 2002 в качестве информационного менеджера.
Очень хорошо подходит для этих целей папка «Заметки».
Я сохраняю в виде заметок с разделением по тематике:
- свои мысли
- чужие мысли
- понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей
Папка «Заметки» в моей настройке выглядит так:
Здесь надо отметить удобную деталь при работе с Интернетом. Например, мне понравилась какая-то цитата. Я ее выделяю мышкой, и, удерживая левой кнопкой мыши, перетаскиваю выделенную цитату на значок MSOutlook. Окно Outlook при этом раскрывается, я «тащу» цитату на нужную категорию заметок и отпускаю мышь. Все. Заметка создана в нужной категории. В случае необходимости ссылку на источник перетаскиваю тем же способом.
Адресная и телефонная книга MSOutlook ведется в папке «Контакты». Ее достоинства на виду и отдельно о них рассказывать в рамках этой небольшой ознакомительной заметки нет необходимости.
Комментарии: