Чтобы выжить на конкурентном рынке, компании необходимо быть специалистом в своей предметной области. Но это не так просто - ведь даже если вы занимаетесь чем-то одним, вам все равно придется решать массу административных задач, которые не приносят никакой дополнительной выгоды. Подумайте, действительно ли вам так нужно самостоятельно вести бухгалтерию, разбираться с налогами и считать зарплату сотрудников? И отвлекаться при этом от ключевых компетенций своего бизнеса?
Вступайте в клуб - отказывайтесь от рутинных процессов и перекладывайте их на плечи внешних подрядчиков. По данным ассоциации менеджмента США, уже в 1997 году аутсорсинг бизнес-процессов использовали более 80% американских компаний, и с тех пор это число непрерывно увеличивается. Сегодня в Соединенных Штатах проблематично найти небольшую компанию со штатным бухгалтером - аутсорсинг административных задач настолько популярен, что он применяется в большинстве компаний по умолчанию.
«Конечно, российская культура аутсорсинга пока еще отстает от западной, однако в последнее время, проникновение данной модели растет и в нашей стране, - рассказывает вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA Андрей Шабанов. - Финансовый кризис заставил отечественные компании стремиться к эффективности, и переход на аутсорсинг часто является одним из основных шагов к данной цели».
В данной статье мы попытаемся показать, какие преимущества получает компания, решившая отказаться только от одного бизнес-процесса - расчета зарплаты для собственных сотрудников.
Итак, представим типичную ситуацию: вам необходимо принять решение о переходе на аутсорсинг расчета заработной платы для конкретной компании. В каких случаях такой переход будет эффективен? Чтобы понять, как правильно ответить на этот вопрос, рассмотрим основные преимущества, которые предполагает модель аутсорсинга.
Источники эффективности
Как правило, провайдер аутсорсинговых услуг является специализированной компанией, которая работает со множеством клиентов. Работая с каждым из них, провайдер получает возможность снизить удельную стоимость процесса. Так, например, предоставление услуги по расчету заработной платы может происходить в рамках единой информационной системы, что позволяет снизить расходы на управление этим решением для каждого из отдельно взятых клиентов. Другими словами, управление платформой расчета зарплаты происходит в централизованном режиме, поэтому не требуется администрировать систему специально для каждого заказчика.
Второй типичный пример повышения эффективности связан с уровнем задействованных специалистов. В отличие от компании-заказчика, для которой расчет зарплаты не является профильным процессом, аутсорсер обладает большим количеством экспертов в этой области. Перед провайдером практически не возникают трудностей, связанных с отпусками или болезнями специалистов - их в штатном режиме заменят коллеги. Аналогичным образом процессы аутсорсера никак не меняются и в случае перехода какого-либо сотрудника в другую.
«Другое преимущество аутсорсинга расчета заработной платы связано с управлением рабочим временем - наличие ряда клиентов позволяет максимально загрузить имеющихся сотрудников, - рассказывает Андрей Шабанов. - При правильном подходе к планированию сотрудники аутсорсера всегда загружены, у них не возникает пустых периодов или окон, в течение которых отсутствует работа. В конечном счете, провайдер оплачивает труд меньшего количества специалистов, чем в случае, если бы все его клиенты самостоятельно реализовали тот или иной бизнес-процесс».
Однако и это не все. Еще одним следствием «эффекта масштаба» является высокая стандартизация внутренних бизнес-процессов аутсорсера, которая, в свою очередь, приводит к более быстрому их исполнению. Легко представить ситуацию, когда единственный расчетчик компании сталкивается с какой-то проблемой - в этом случае он будет вынужден тратить время на поиск решения. Для аутсорсера, работающего со множеством клиентов, такие случаи не являются исключениями - скорее всего, они уже встречались раньше и были прописаны в соответствующих регламентах и документах.
Все перечисленные преимущества позволяют снизить стоимость процессов для каждого заказчика, однако нельзя забывать и о ряде обратных факторов, снижающих эффективность данной модели. Дело в том, что в стоимость аутсорсинга неизбежно включаются прочие расходы провайдера (маркетинг, разработка аутсорсинговых решений и т.п.), которые не несут дополнительной ценности для клиента по крайней мере в краткосрочном временном периоде.
Точка перехода
Таким образом, на экономическую привлекательность услуг по расчету заработной платы действуют две противоположные силы. С одной стороны, сотрудничество со сторонней компанией всегда требует от клиента больших затрат, с другой - профессионализм и больший масштаб действий аутсорсера позволяют ему сокращать удельные расходы и предлагать клиенту меньшую цену.
Какая сила в конечном итоге окажется более значительной? Понятно, что однозначного ответа на данный вопрос не может существовать, поскольку мы ничего не знаем про абстрактного клиента. Однако в то же самое время легко понять, что аутсорсинг расчета заработной платы будет выгоден маленьким организациям иубыточен для очень больших компаний. Рассмотрим эти случаи для расчета заработной платы.
- Небольшим компаниям (до 50-100 человек) крайне невыгодно содержать в штате выделенных специалистов по расчету, поскольку они не смогут обеспечить их должным количеством работы. Чтобы решить эту проблему, можно найти универсального специалиста (который возьмет на себя всю бухгалтерию), однако это сложно и также достаточно дорого. Другой вариант - обратиться к фрилансеру - также по сути является аутсорсингом и концептуально почти не отличается от работы с профессиональным провайдером.
- Очень крупным организациям (более 10000 человек в штате) разумнее организовать собственный расчетный центр (то есть использовать внутренний аутсорсинг), который будет обладать теми же преимуществами масштаба, что и провайдер аутсорсинговых услуг.
Разумно предположить, что услуга по расчету заработной платы будет максимально эффективна тогда и только тогда, когда количество сотрудников некой «средней» компании будет ниже порогового значения. По оценкам компании UCMS Group (европейский провайдер услуг по расчету заработной платы, работающий на российском рынке более 15 лет), эта точка перехода обычно составляет 2000-2500 сотрудников. Типичные расчеты стоимости внутренней реализации процессов и совокупной стоимости владения аутсорсингом для нескольких типичных компаний приведены во врезке к настоящей статье.
«Данная "точка перехода" не является догмой - существует ряд факторов, которые повышают или понижают привлекательность аутсорсинга для конкретной организации, - считает Андрей Шабанов. - В частности, аутсорсинг будет более выгоден молодым компаниям; компаниям со строящимися или неотлаженными бизнес-процессами; компаниям со сложной моделью расчета зарплаты или территориально распределенным организациям. Во всех перечисленных случаях точка перехода сдвигается в большую сторону. В то же время, переход на аутсорсинг может оказаться невыгодным и для сравнительно небольшой компании, если она использует четкие и проверенные временем бизнес-процессы, которые практически не вызывают трудностей».
Услуги аутсорсинга расчета заработной платы: дополнительные преимущества
Все рассуждения, которые были приведены выше, касаются прямой стоимости владения услугами по расчету заработной платы. Тем не менее, помимо непосредственной финансовой выгоды, существует ряд дополнительных аспектов, которые могут повлиять на принятие решения об использовании той или иной бизнес-модели.
Начнем с так называемой проблемы «черного ящика» - одного из основных опасений клиентов аутсорсинговых услуг. Смысл этой проблемы в том, что деятельность провайдера услуг абсолютно непрозрачна для большинства клиентов, а значит, ее нельзя проконтролировать. Проблема «черного ящика» является одним из наиболее существенных ограничений аутсорсинга, однако в настоящее время существует ряд путей решения этого вопроса. Так, та же компания UCMS Group предлагает использовать гибридную модель, в рамках которой клиентам предоставляют интернет-доступ в ту же систему, где производится расчет зарплаты сотрудниками компании-аутсорсера.
Другими словами, компания-аутсорсер становится еще и провайдером SaaS (Software-as-a-Service) услуг, используя преимущества информационных технологий для предоставления более прозрачного и гибкого сервиса. Связка «аутсорсинг - SaaS» открывает новые возможности перед клиентами: они могут изменять пакет предоставляемых услуг в реальном времени и самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. Данная модель защищает инвестиции заказчика, снижает зависимость от провайдера и позволяет отказаться от услуг расчета заработной платы практически в любое время.
Вторым барьером для перехода на аутсорсинг расчета зарплаты остаются опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. Руководители многих компаний предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных внутренними сотрудниками. В реальной жизни все происходит с точностью до наоборот: поскольку информация о зарплатах клиентах не представляет никакого интереса для аутсорсера. Кроме того, в контракте могут быть прописаны санкции о возмещении ущерба в случае тех или иных проблем. И, наконец, утечка информации о зарплате «внутрь» компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации.
Пример с информационной безопасностью наглядно показывает важную особенность аутсорсинга: помимо непосредственного выполнения бизнес-процессов эта модель обеспечивает страховку заказчика от возникновения тех или иных проблем. Так, например, профессиональная ответственность компании UCMS Group застрахована на 500 тыс. долларов, но даже без учета этой суммы аутсорсеру все равно крайне невыгодно оказывать некачественные услуги, поскольку хорошая репутация - главный актив любого провайдера. Тем самым обеспечивается качество оказываемых услуг, минимальное количество ошибок при расчете зарплаты и четкое следование срокам выполнения работ.
В общем случае, дополнительные преимущества аутсорсинга повышают возврат инвестиций при использовании данной модели. Поэтому к ней все чаще прибегают и достаточно крупные организации, имеющие в своем штате несколько тысяч сотрудников.
Как выбрать провайдера?
Итак, экономический анализ показал, что вашей компании выгодно переходить на аутсорсинг расчета заработной платы. Как выбрать провайдера, чтобы полученные цифры возврата инвестиций в итоге не разошлись с реальностью?
Прежде всего, потенциальный аутсорсер должен обладать необходимым опытом и компетенцией - в противном случае он просто не сможет предоставлять качественные услуги за минимальные деньги. Вспомним, что ключевое преимущество аутсорсинга заключается в эффекте масштаба, а значит - потенциальный провайдер должен иметь обширную клиентскую базу в различных отраслях современного бизнеса. Понятно, что если клиентов и опыта мало, то удельная экономия на каждом из них не позволит предложить конкурентную цену при условии высокого качества оказываемых услуг.
Второй ключевой критерий при выборе аутсорсера - это прозрачность на всех этапах оказания услуг. С одной стороны, все процессы расчета зарплаты, которые отдаются на сторону, должны быть прописаны и регламентированы в договоре, с другой - подрядчик должен четко следовать установленной методологии и срокам работ, а клиент должен иметь возможность его проконтролировать. Помните, что именно непрозрачность оказываемых услуг часто является одной из причин отказа от аутсорсинга.
И, наконец, третьим критерием выбора служит репутация аутсорсера, наличие хороших рекомендаций, независимых сертификатов качества и отлаженной системы безопасности. Возможно, данные факторы не гарантируют стопроцентного качества услуг, однако они, безусловно, повышают вероятность успеха проекта.
После того, как найден подрядчик, удовлетворяющий трем перечисленным критериям, вам остается убедиться, что он предоставляет именно те услуги, которые необходимы, за те деньги, которые вы можете потратить. В этом случае аутсорсинг расчета заработной платы станет для вас полезной бизнес-практикой, способной сэкономить финансовые средства, а также повысить общую эффективность работы компании.
Пример оценки экономической эффективности аутсорсинга заработной платы
Для оценки экономической эффективности аутсорсинга заработной платы были рассмотрены три модельных компании.
- «Представительство» - организация, представляющая интересы крупного международного производителя в России. Работает на отечественном рынке сравнительно недавно, при этом ориентируется на западные стандарты ведения бизнеса. В компании работают 30 сотрудников, средний уровень заработной платы составляет 60 тыс. руб. в месяц. Сотрудники компании часто ездят в командировки.
- «Розничная сеть» - небольшая, но территориально распределенная сеть магазинов. Большинство сотрудников розничной сети имеют плавающие рабочие графики, в компании введена многоуровневая система грейдов. Процесс расчета заработной платы усложняется также из-за необходимости консолидации данных в центральном офисе и высокой текучести персонала.
- «Промышленное предприятие» - крупнейшая из рассматриваемых компаний, численность персонала превышает 2 тыс. человек. Сложность расчета зарплаты в случае данной компании обусловлена наличием у большинства работников разрядов, используются система, учитывающая переработки, а также коэффициенты трудового участия.
В таблице 1 приведены основные характеристики компаний, а также стоимость услуг аутсорсера (UCMS Group) при условии расчета зарплаты для всех сотрудников компаний.
Таблица 1. Характеристики предприятий, перешедших на аутсорсинг заработной платы, и полная стоимость владения аутсорсингом
Чтобы оценить альтернативную стоимость (стоимости внутреннего содержания специалистов по расчету заработной платы), важно учитывать не только их официальное вознаграждение, но и ряд дополнительных издержек, связанных с арендой помещения, налогами использованием компьютерного оборудования, обучением и прочими расходами на содержание сотрудников, которые несет компания. Для учета данных расходов вводится понятие коэффициента содержания, показывающего отношение общих расходов компании на персонал к уровню его официальной зарплаты. Кроме того, в рамках расчета используется коэффициент вовлеченности - доля рабочего времени специалиста, которая уходит на расчет заработной платы других сотрудников компании. Пример расчета совокупной стоимости содержания внутреннего расчета зарплаты приводится в таблице 2.
Таблица 2. Совокупная стоимость годового содержания сотрудников, занятых расчетом заработной платы
В финальной таблице приводится сравнение стоимости владения аутсорсингом и стоимости владения внутренним расчетом зарплаты. Легко заметить, что для двух компаний из трех аутсорсинг окупается напрямую - поскольку стоимость владения аутсорсингом ниже расходов на содержание аналогичных сотрудников. Использование аутсорсинга в случае промышленного предприятия также может быть оправданно, если в процессе предварительного анализа будут выявлены скрытые косвенные издержки, которые сократятся в случае перехода на альтернативную бизнес-модель.
Таблица 3. ТСО услуг по расчету заработной платы и стоимость содержания сотрудников
Полный текст исследования по совокупной стоимости владения аутсорсинговыми услугами по расчету заработной платы Вы можете найти на сайте UCMS Group.
Комментарии: